Microsoft SharePoint

Analys av Appwesome

Jag använder Microsoft SharePoint som en mobil väg in till arbetsplatsens information, och min upplevelse är att appen fungerar bäst när organisationen redan har byggt upp en tydlig SharePoint-miljö. Den är inte tänkt som ännu en allmän molnlagringstjänst för privata dokument, utan som ett arbetsverktyg där jag kan hitta platser, nyheter, filer och personer som hör ihop med min organisation. Det gör den särskilt intressant för företag, skolor och föreningar som redan arbetar med Microsofts tjänster.

På Android och iOS blir värdet framför allt att jag slipper öppna datorn varje gång jag behöver kontrollera en nyhet, hitta ett dokument eller gå till en viss arbetsyta. Samtidigt är det viktigt att ha rätt förväntningar: appen kan inte kompensera för en rörig webbplatsstruktur, otydliga filnamn eller en organisation som inte underhåller sitt innehåll. Min tydliga rekommendation är att se appen som en mobil genväg till en befintlig arbetsmiljö, inte som en fristående produktivitetsapp.

För mig börjar bedömningen av värdet med vad det faktiskt kostar att komma igång. Appen är gratis att installera, vilket gör det enkelt att prova den om arbetsplatsen redan använder SharePoint. Det säger däremot inte i sig vad organisationens övriga Microsoft-miljö kostar; jag räknar därför inte med någon särskild prenumeration eller funktion utöver det som arbetsplatsen redan har ordnat.

Hur snabbt känns SharePoint i vardagen?

Den första känslan jag får är att upplevelsen beror mycket på vad jag försöker göra. Att öppna appen för att läsa en organisationsnyhet eller gå till en välkänd plats känns mer direkt än att leta efter ett gammalt dokument i en stor struktur. När jag redan vet var informationen finns blir mobilen ett smidigt sätt att göra en snabb kontroll mellan möten eller på väg till en annan uppgift.

Det är däremot inte en app jag skulle välja för långa redigeringspass. På en mindre skärm blir navigering, dokumentgranskning och växling mellan olika delar av organisationen mer omständlig än på en dator. Den upplevda snabbheten handlar därför inte bara om hur fort appen öppnar en sida, utan om hur många steg jag behöver ta innan jag hittar rätt.

Ett bra arbetssätt är att börja med organisationens platser i stället för att direkt bläddra planlöst bland filer. När jag går till rätt arbetsyta först blir sökandet mer avgränsat och jag minskar risken att välja en gammal kopia med nästan samma namn. Det är ett litet men viktigt knep, särskilt när flera team använder liknande dokumentmallar.

Jag uppskattar också att appens fokus på organisationens innehåll gör den mer relevant än en vanlig filhanterare i vissa arbetssituationer. En filhanterare hjälper mig att se dokument jag redan känner till, medan SharePoint kan ge en bredare bild av var nyheter, personer och arbetsrelaterade filer hör hemma. Den skillnaden märks mest när jag inte minns exakt filnamn men vet vilket projekt eller vilken avdelning informationen gäller.

När arbetsflödet blir tungt

De mest krävande stunderna uppstår när jag försöker använda appen som om den vore en komplett arbetsstation. Många dokument, flera platser och täta växlingar mellan nyheter och filer kan göra upplevelsen mindre fokuserad. På mobilen blir varje extra tryck mer märkbart, och om organisationens struktur är djup kan jag känna att jag navigerar mer än jag arbetar.

Jag skulle därför använda appen för att läsa, kontrollera, hitta och snabbt dela vidare information, men planera större dokumentarbete på en större skärm. Det gäller särskilt när jag behöver jämföra flera filer, göra omfattande ändringar eller hålla ordning på många öppna arbetsuppgifter samtidigt. Mobilappen är bäst som ett komplement, inte som den enda arbetsytan.

Ett konkret scenario är en arbetsdag där jag sitter på väg till ett möte och vill kontrollera den senaste informationen om ett projekt. Jag kan öppna organisationens plats, läsa en nyhet och leta fram relevant material utan att starta datorn. Om jag däremot upptäcker att dokumentet behöver bearbetas ordentligt, är det klokare att använda mobilen för att hitta rätt version och sedan fortsätta arbetet på datorn.

Det finns också en praktisk trade-off mellan snabb åtkomst och informationsmängd. En stor organisation kan ha mycket material tillgängligt, vilket är bra när jag behöver bakgrund eller äldre underlag. Men samma bredd kan göra appen långsammare att använda mentalt, eftersom problemet inte längre är att komma åt innehållet utan att avgöra vilket innehåll som faktiskt är relevant.

Stabilitet och återhämtning när något avbryts

Jag bedömer stabiliteten främst utifrån hur väl appen passar korta, avbrutna arbetspass. Där har den en naturlig fördel: jag kan öppna den för en snabb kontroll och sedan lämna den utan att behöva bygga upp ett helt arbetsflöde varje gång. Det passar mobila situationer där jag blir avbruten av ett samtal, ett möte eller en annan uppgift.

Återhämtningen efter ett avbrott är däremot beroende av hur lätt det är att hitta tillbaka till samma plats eller dokument. Om jag bara läser en nyhet är det enkelt att fortsätta. Om jag har gått flera nivåer ner i en omfattande struktur kan jag behöva orientera mig på nytt. Därför sparar jag gärna dokumentnamn eller platsens namn i min arbetsanteckning när jag vet att jag ska återvända senare.

Jag tycker också att det är viktigt att skilja på appens egen stabilitet och organisationens innehåll. Om en sida känns gammal, om dokument ligger på fel plats eller om flera versioner konkurrerar med varandra, är det inte automatiskt ett tekniskt fel i appen. SharePoint visar i stor utsträckning den arbetsmiljö som organisationen har skapat. En välskött struktur känns ordnad; en eftersatt struktur känns tung även om appen i sig fungerar.

Min erfarenhet är därför att återhämtning fungerar bäst när jag använder tydliga rutiner. Jag går tillbaka till en bestämd plats i stället för att hoppas att samma vy ska ligga kvar, och jag kontrollerar dokumentets sammanhang innan jag använder det. Det extra ögonblicket minskar risken att jag arbetar vidare med fel underlag, vilket är viktigare än att bara spara några tryck.

Enheter, systemkrav och resurskänsla

Microsoft SharePoint är gratis att installera och har åldersklassningen PEGI 3, men den praktiska nyttan riktar sig tydligt till personer med tillgång till en organisationsmiljö. Appen stöder Android från version 8.1, vilket gör den tillgänglig även på en del äldre enheter. För mig betyder det att systemkravet inte är det största hindret; skärmstorlek, lagringsutrymme, anslutning och organisationens upplägg påverkar vardagsupplevelsen mer.

På en äldre eller enklare telefon skulle jag undvika att ha många andra tunga appar öppna samtidigt om jag behöver växla snabbt mellan arbetsuppgifter. Jag vill också hålla operativsystemet och appen uppdaterade när det är möjligt, eftersom det minskar risken för att en gammal systemmiljö påverkar användningen. Den aktuella versionen är 4.00.00, och jag ser det som ett tecken på att appen underhålls som en etablerad mobilklient, men versionen i sig säger inte hur varje organisationsmiljö kommer att kännas.

Resursbehovet upplevs för mig som rimligt vid korta kontroller, men användningen kan bli mer krävande när jag bläddrar länge bland mycket innehåll eller arbetar med flera delar av en arbetsyta. Jag skulle inte välja en liten skärm för en hel dags dokumentarbete, även om telefonen tekniskt klarar att öppna materialet. Komfort är här viktigare än ren kompatibilitet.

För den som använder en surfplatta kan SharePoint bli mer användbar som läsverktyg, eftersom mer av sidans struktur ryms samtidigt. På en telefon vinner jag portabilitet men förlorar överblick. Det är en tydlig skillnad mot en vanlig nyhetsapp, där innehållet ofta är linjärt och designat för snabb konsumtion. Här behöver jag ibland förstå relationen mellan plats, person, nyhet och fil.

Vem får mest nytta av appen?

Jag tycker att appen passar bäst för anställda som rör sig mellan kontor, möten och andra platser men ändå behöver följa organisationens information. Den är också praktisk för chefer och projektmedlemmar som ofta behöver kontrollera aktuell dokumentation utan att sitta vid en dator. För en ny medarbetare kan den fungera som en mobil karta över organisationens platser och innehåll, förutsatt att arbetsmiljön är väl strukturerad.

Den kan även vara värdefull för personer som främst läser och verifierar information. Om mitt behov är att se en nyhet, hitta en kontakt eller kontrollera var ett dokument hör hemma, känns mobilformatet logiskt. Jag behöver inte alltid redigera för att ha nytta av åtkomsten.

Däremot skulle jag inte rekommendera den som förstahandsval för någon som bara vill lagra privata bilder, skriva personliga anteckningar eller hantera en enkel att-göra-lista. Då är en vanlig molnlagringstjänst eller anteckningsapp ofta mer direkt. SharePoint blir mest meningsfullt när innehållet är kopplat till en grupp, en arbetsplats eller en organisationsstruktur.

Jag skulle också vara försiktig med att införa appen som lösning på ett kommunikationsproblem. Om ett team saknar tydliga regler för var filer ska ligga och hur nyheter ska publiceras, kommer appen inte automatiskt att skapa ordning. Den kan göra informationen mer tillgänglig, men den kan inte ersätta bra innehållsansvar eller genomtänkta arbetsrutiner.

Jämförelse med vanliga alternativ

Jämfört med en traditionell filapp är SharePoint starkare när jag behöver förstå sammanhanget runt informationen. Jag får inte bara en mappkänsla, utan en ingång till organisationens platser, nyheter, filer och personer. För arbetsgrupper är det en viktig skillnad, eftersom dokument sällan är helt fristående från projektet eller avdelningen som använder dem.

Jämfört med en vanlig nyhetsapp är den mindre omedelbar och mer arbetsorienterad. Jag får inte samma känsla av snabb, personlig konsumtion, men innehållet är mer relevant när jag behöver följa en specifik organisation. Jämfört med att använda SharePoint i webbläsaren på datorn är mobilappen bekvämare för korta kontroller, medan webbläsaren ger bättre överblick för mer omfattande arbete.

Det är också här jag ser appens största begränsning: den är beroende av en större Microsoft-miljö. Den som inte redan arbetar i en sådan miljö kan uppleva att appen har mindre värde än en fristående fil- eller samarbetsapp. För befintliga användare är den däremot ett naturligt mobilt komplement, särskilt när organisationens innehåll redan är samlat på ett bra sätt.

Microsoft Corporation står bakom appen, som har fått en genomsnittlig rating på 4,0 från omkring 35 tusen betyg och över 10 miljoner installationer. Jag tolkar det som att den har en etablerad användarbas, men inte som ett bevis på att varje arbetsplats får samma upplevelse. SharePoint är en sådan produkt där den lokala konfigurationen påverkar vardagen mycket.

Att få mer nytta av mobilen

Ett sätt att minska onödigt letande är att lära sig namnen på de platser som används mest i mitt team och att söka med ord som beskriver projektet, inte bara dokumenttypen. Om jag exempelvis behöver underlag inför ett möte är avdelningens eller projektets sammanhang ofta en bättre ingång än att börja med ett generiskt sökord som ”rapport”. Det hjälper mig att granska färre träffar och gör det lättare att upptäcka om jag hamnat i fel arbetsyta.

Jag försöker också skilja mellan att hitta en fil och att avgöra om den är rätt att använda. Ett dokument med ett bekant namn kan vara gammalt eller höra till en annan grupp. Att kontrollera platsen och sammanhanget innan jag delar vidare något är en enkel vana som minskar risken för misstag. När jag bara behöver lämna över en hänvisning snarare än bearbeta filen, kan jag notera dess namn och plats så att mottagaren får en tydligare väg till materialet.

Om jag ofta återkommer till samma projekt under dagen är det klokare att hålla en kort lista över relevanta platser och dokumentnamn än att förlita mig på att komma ihåg var jag senast var. Det är särskilt hjälpsamt när arbetet avbryts eller när jag växlar mellan flera uppgifter. Den rutinen ersätter inte en bra struktur, men den gör mobil användning mindre beroende av tillfälligt minne.

Kostnad, målgrupp och slutligt val

Eftersom appen är gratis är den lätt att prova utan att betala för själva installationen. För mig ligger det verkliga värdet ändå i om arbetsplatsen redan använder SharePoint och har gjort innehållet begripligt. Om organisationen saknar en sådan miljö får jag inte mycket ut av att installera appen på egen hand. Det är alltså ett enkelt kostnadsbeslut, men ett användningsbeslut som beror på sammanhanget.

Appen är utvecklad av Microsoft Corporation och riktar sig till bred användning, med PEGI 3 som åldersklassning. Den lanserades den 23 oktober 2016 och den aktuella versionen är 4.00.00. Sådana uppgifter kan ge en bild av en etablerad mobilapp, men de är mindre viktiga för mitt val än om jag kan nå rätt arbetsplats och hitta material utan omvägar.

Den som främst vill skriva långa texter, redigera många dokument eller hantera ett personligt arkiv bör hellre välja ett verktyg som är byggt kring just det arbetet. En dator ger bättre överblick vid större dokumentuppgifter, medan en vanlig lagringstjänst ofta är enklare för privata filer. SharePoint vinner när informationen tillhör en organisation och behöver förstås tillsammans med dess platser och människor.

Min bedömning av prestandan

Jag upplever Microsoft SharePoint som mest effektiv när jag använder den i korta, tydliga ärenden: läsa en organisationsnyhet, hitta en plats, kontrollera en fil eller leta upp en person. Den känns mindre lämpad för långa sessioner där jag ska redigera mycket, jämföra många dokument eller hålla flera arbetsflöden igång samtidigt. Det är inte ett misslyckande, utan en viktig del av hur appen bör användas.

För att få en smidigare upplevelse skulle jag börja med att lära mig organisationens viktigaste platser, använda konsekventa sökord och kontrollera dokumentets sammanhang innan jag öppnar flera liknande filer. Jag skulle också använda datorn när uppgiften kräver precision och mobilen när uppgiften kräver tillgänglighet. Den kombinationen ger bättre resultat än att försöka pressa hela arbetsdagen in i telefonen.

Appen lanserades den 23 oktober 2016 och har därmed haft gott om tid att bli en etablerad del av Microsofts produktivitetsutbud. För mig är det dock inte åldern eller mängden installationer som avgör rekommendationen, utan om organisationen har gjort sitt innehåll lätt att förstå. Den verkliga prestandavinsten kommer från en tydlig informationsstruktur, inte bara från att appen finns installerad.

Min slutliga bedömning är positiv för rätt målgrupp. Jag rekommenderar Microsoft SharePoint till dig som redan använder SharePoint i jobbet och vill ha snabbare mobil åtkomst till organisationens innehåll. Jag skulle däremot välja något enklare för privat filhantering eller ett mer omfattande datorbaserat arbetsflöde. Som mobil följeslagare är appen praktisk, stabil i sin grundidé och särskilt värdefull när jag behöver hitta rätt information snabbt utan att vara bunden till skrivbordet.